Como realizar um bom mapeamento de processos?

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O mapeamento de processos pode ser definido como uma metodologia de trabalho que tem como objetivo aprimorar os processos empresariais, por meio de análises dos fluxos de atividades, identificação de falhas e sugestões de melhorias.

Por meio deles, as empresas podem se tornar mais eficientes e alcançar resultados cada vez mais satisfatórios. A seguir, falaremos mais sobre essa abordagem e os benefícios que ela traz para o negócio. Confira!

Como realizar um bom mapeamento de processos, afinal?

Para que o mapeamento de processos seja eficaz e proporcione os resultados esperados, o ideal é que ele seja feito de maneira estruturada. Dentre as ações que precisam ser adotadas, pode-se citar:

1. Identificação das entradas do processo

O primeiro passo para realizar o mapeamento de processos é fazer a identificação de quais são os materiais, as ferramentas e as informações necessárias para a realização da atividade, bem como quem são as pessoas ou áreas responsáveis por fornecê-los.

2. Análise dos métodos de trabalho

Posteriormente, realiza-se um estudo de como cada etapa do processo é realizada, fazendo anotações a respeito de como funciona o fluxo das atividades, dos materiais e das informações envolvidas e quanto tempo é necessário para finalizar a tarefa.

3. Identificação das saídas do processo

O raciocínio é o mesmo do caso das entradas: registra-se qual é o resultado da atividade e quem serão as pessoas ou áreas que vão recebê-lo — dando início a um novo processo.

4. Desenho do fluxo do processo

Depois que as informações sobre a metodologia de trabalho foram levantadas, é hora de desenhar como funciona o fluxo das atividades. Para isso, cria-se um fluxograma, indicando todas as etapas e quais recursos estão envolvidos em casa uma delas.

Essa formalização por meio de um documento facilita o entendimento do processo, mesmo para as pessoas que não os conhecem.

5. Identificação das falhas e suas causas

Com todos os dados em mãos, é chegado o momento de apontar quais falhas existem nos processos, em que ponto elas ocorrem e quais são suas proáveis causas. Isso facilita a criação de um plano de ação mais acertado.

O mesmo serve para as oportunidades de melhorias que foram enxergadas: é necessário apontar a fase em que elas foram identificadas e quais ações podem ser tomadas.

6. Implantação das mudanças

Agora que já se determinou quais ações devem ser adotadas, é o momento de implementá-las nos processos.

É crucial informar os colaboradores a respeito das mudanças, esclarecendo como funciona o novo método de execução e a importância de que ele seja feito conforme definido.

7. Monitoramento dos resultados

Por fim, é necessário acompanhar as mudanças realizadas e verificar se os resultados obtidos estão dentro do esperado. Caso negativo, é preciso repetir o ciclo, desde a identificação das falhas até a adoção de novas alterações.

Se o retorno for positivo, é hora de formalizar o processo, anexando uma instrução de trabalho a um novo fluxograma, que contempla o novo método.

Quais benefícios essa prática pode proporcionar para as empresas?

Como já se pode imaginar, o mapeamento de processos pode proporcionar diversas vantagens para a empresa, tais como:

  • mais facilidade na identificação de falha;
  • criação de soluções mais eficazes;
  • padronização dos processos;
  • redução de desperdícios;
  • aumento da produtividade;
  • aumento da qualidade dos produtos e serviços;
  • redução de custos.

Tudo isso faz com que os resultados da empresa sejam aprimorados, desde a adoção de rotinas mais eficientes, até o aumento da satisfação dos clientes.

O mapeamento de processos é a melhor maneira (e mais organizada) de avaliar as atividades e enxergar quais problemas a empresa enfrenta, ao mesmo tempo em que se identifica quais são seus pontos fortes e de que forma eles podem ser maximizados.

O que achou desse artigo? Suas dúvidas sobre o tema foram esclarecidas? Comente com suas opiniões e experiências e participe da conversa!

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