O que é GED e qual sua importância para a contabilidade? Saiba aqui

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GED — ou Gestão Eletrônica de Documentos — é uma tecnologia que proporciona fácil armazenamento e localização de documentos, dados eletrônicos e qualquer tipo de informação da sua empresa. Dessa forma, você diminui a probabilidade de erros, perdas de documentos importantes e ainda reduz o tempo com a organização.

Sendo assim, o GED permite que você armazene documentos digitalizados e, proporciona diversos benefícios para sua administração e para a sua empresa.

Dessa forma, confira a seguir ótimos motivos para implementar essa tecnologia e descubra como ela pode ajudar na sua gestão contábil. Acompanhe!

Organiza os seus documentos

Imagine quanto tempo você gasta organizando uma pilha de documentos, contratos e vias de documentos? E mais, imagine o quanto de papel você gasta nessa tarefa? Com isso, o GED tem sido muito procurado por gestores de diferente segmentos, pois essa tecnologia organiza os seus documentos de forma digital. Dessa forma, não há necessidade de guardar papéis em arquivos e nem de gastar dinheiro comprando folhas de papel para fazer a impressão de documentos exigidos pela fiscalização.

Com a melhor organização, você ganha tempo em outras tarefas e ainda reduz o espaço que seria utilizado para guardar os documentos.

Permite segurança dos documentos

O GED permite que você use alguns meios confidenciais para garantir a segurança das suas informações. Com o uso de senhas, somente pessoas autorizadas terão acesso ao conteúdo armazenado. Com isso, você protege os dados contábeis da sua empresa de maneira mais eficiente.

Até mesmo quando você precisa compartilhar alguma informação ou documento, é possível ter controle do que está sendo compartilhado para aumentar a segurança das suas informações.

Disponibiliza fácil acesso às informações

Por meio do GED é possível que você tenha acesso aos seus documentos e informações digitalizadas em qualquer lugar a qualquer momento, contanto que você tenha as senhas de acesso.

Dessa forma, você não precisará ficar levando montanhas de documentos para reuniões ou para os seus clientes e não ocorrerá o risco de você esquecer algum documento muito importante. Assim, você torna seu trabalho contábil mais rápido e consideravelmente mais fácil.

É de fácil implementação

Como você pôde perceber, o GED lhe proporciona diversos benefícios que fazem bem para as finanças da sua empresa. O melhor de tudo é que, para aplicar a gestão eletrônica de documentos na sua empresa, você não precisa passar por longos processos de adaptação ou instalação.

Para isso, basta que você prepare e separe os documentos e informações que serão armazenados nessa tecnologia. Depois. você só precisa fazer a digitalização por meio de scanners e organizar da forma otimizada que faça lógica para você.

Essa classificação pode ser feita por categoria de serviços contábeis, clientes ou datas de vencimento. Fica a seu critério escolher a melhor forma de organizar e classificar os documentos que foram digitalizados e que estarão disponíveis.

O GED é mais um exemplo de como a tecnologia está, cada vez mais, auxiliando diversos setores do trabalho contábil e ajudando na redução de custos e recursos que antes não seria possível trabalhar sem.

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