Saiba agora como é possível reduzir a burocracia nas empresas

Tempo de leitura: 6 minutos

A burocracia é, certamente, um dos principais entraves à maior produtividade dentro de uma empresa. Isso porque ela consome tempo e acelera o processo de fadiga e estresse. Anualmente, há uma perda de produtividade em torno de R$ 79,5 bilhões nas empresas brasileiras.

Dessa forma, acabam-se gerando custos mais altos e tolhendo o desenvolvimento do negócio. Mesmo com toda a tecnologia disponível, muitos aspectos burocráticos ainda geram prejuízos às empresas do Brasil.

Veja a seguir algumas orientações que ajudam a reduzir a burocracia nas empresas!

Dê autonomia aos seus funcionários

Permitir que os funcionários ajam com mais autonomia é uma das formas mais importantes para reduzir a burocracia nos meios corporativos. Trata-se de deixar de lado a tradicional metodologia de “pegar no pé” e, dando um voto de confiança, deixar que eles desenvolvam seu trabalho sob menos pressão.

Essa estratégia está fundamentada na ideia de que cada funcionário deve saber o que deve e o que não deve fazer, tem seu senso de responsabilidade e deve usá-lo da melhor forma possível. Ou seja, ela defende a ideia do “funcionário consciente”, capaz de ajudar espontaneamente no crescimento da empresa, sabendo que, se o negócio crescer, ele cresce junto.

Pode-se elaborar uma lista elencando as atividades que o funcionário deve realizar, dispensando a realização de processos muito demorados e estressantes. Pode-se ainda delegar funções extras, dinamizando o ambiente, já que o funcionário (ou um setor inteiro) exercerá uma atividade diferente — às vezes, uma atividade que comporta, em sua delegação, toda a confiança do gestor em seus colaboradores.

Organize o ambiente

A organização costuma produzir resultados satisfatórios no ambiente de trabalho. Um local organizado permite maior acessibilidade, otimizando o fluxo de informações e do pessoal, acelerando todos os processos que devem ser realizados.

Certamente, os colaboradores sentem-se muito mais motivados a trabalhar em um local organizado e limpo, onde as informações fluem com mais eficiência e a comunicação se dá de forma mais espontânea, sem grandes entraves.

A organização da empresa também contribui para desburocratizar os processos e as atividades, facilitando a gestão e melhorando os resultados.

Atualize os processos

Outra maneira de combater a burocracia é atualizando os processos sempre que for possível. É uma forma de tornar a rotina dos funcionários mais dinâmica. É recomendável rever e analisar periodicamente todos os processos adotados pela empresa, identificando oportunidades de aprimorá-los e atualizá-los, tornando-os mais produtivos.

O que não é aconselhável é efetuar tantas modificações que o ciclo de trabalho fique comprometido. Apesar de tudo, a rotina sempre vai existir. Se acontecerem muitas mudanças frequentes, isso será ainda pior que a rotina, pois muitos funcionários acabarão não acompanhando esse ritmo — sem falar que isso não será bom para a empresa, que poderá perder sua identidade e comprometer sua cultura organizacional.

A rotina é, na verdade, o que assegura a sobrevivência do negócio, pois todos sabem como devem agir para produzir e fazer a empresa crescer. Já imaginou se todo dia um funcionário chegasse à empresa e tivesse que realizar suas atividades de uma forma diferente? Ele não suportaria. O que se faz necessário é aliviar aspectos burocráticos dentro dessa rotina a fim de não desgastar o funcionário.

Toda aprimoramento e atualização precisa de acompanhamento do gestor. Ele precisa monitorar cada setor, visando extirpar toda dificuldade e todo ponto fraco que identificar em sua análise in loco.

Defina o organograma

Mesmo considerando que muitos empresários desconsiderem o organograma, ele é importante para otimizar a produtividade do negócio. A definição de um organograma contempla a estrutura hierárquica da organização e as tarefas (atribuições) de cada funcionário e de cada setor.

Um organograma bem planejado reduz bastante a burocracia na empresa, contribuindo para maior autonomia do funcionário e a realização das atividades de forma mais dinâmica e ordenada. Cada um conhece seu papel dentro da empresa e sua obrigação é desempenhá-lo da melhor forma possível.

O organograma é um recurso que permite maior transparência e objetividade na distribuição das tarefas e no cumprimento dos prazos. Ele certamente já começa a oferecer benefícios no momento em que é adotado, bem como em médio e em longo prazo.

Treine e atualize sua equipe

Mais uma vez, citamos a importância da atualização — mas, dessa vez, a atualização da própria equipe de funcionários. Com os colaboradores bem treinados e atualizados, muitos contratempos são evitados, como erros recorrentes, perda de produtividade e burocracia dispensável.

Os treinamentos devem considerar a parte técnica e emocional (comportamento), pois assim eles têm o potencial de estimular práticas salutares de trabalho, promovendo o surgimento de novas ideias no dia a dia da organização (fato que pode trazer grandes benefícios ao negócio).

Reduza a quantidade de reuniões

As reuniões costumam ser empecilhos burocráticos que desestimulam a maioria dos profissionais. Quase nenhum funcionário gosta de reunião, associando-a sempre a broncas, críticas e até dissidências.

Contudo, as reuniões podem ser substituídas (e até abolidas), fazendo uso da tecnologia. É possível enviar e-mails, dar um telefonema, enviar uma mensagem via WhatsApp ou SMS, acessar as redes sociais, promover hangouts e assim por diante.

As reuniões são um exemplo de como a burocracia pode interferir negativamente na produtividade de uma empresa, desestimulando o funcionário e consumindo um tempo precioso que poderia estar sendo melhor aproveitado.

Use documentos digitais e digitalizados

A digitalização dos documentos veio substituir o acúmulo desordenado de uma grande quantidade de papeis que precisavam ser guardados em arquivos físicos e exigiam manutenção para evitar que mofassem ou deteriorassem antes do tempo.

Hoje, é possível digitalizar um documento e armazená-lo em um diretório ou pasta no sistema operacional. Outra possibilidade é criar o documento digital, sem a necessidade de criar nenhum documento físico. Com uma certificação digital, é possível assinar eletronicamente com reconhecimento jurídico, sem a necessidade de reconhecer firma em cartório.

As negociações, emissão e transferência de inúmeros documentos tornam-se muito mais rápidas e eficientes, sendo muito seguras também, pois a certificação digital trabalha com criptografia.

Utilize softwares de gestão

Os bons softwares de gestão permitem administrar a empresa de forma sistêmica, integrando setores, aprimorando o fluxo de informações, realizando automaticamente atividades repetitivas e cansativas, agilizando os processos, permitindo controle em tempo real, de qualquer local e a qualquer hora (isso acontece quando o sistema de gestão funciona na nuvem, não ficando limitado ao computador da empresa).

Com esses softwares, a burocracia pode ser reduzida drasticamente e, certamente, todos sairão ganhando, independentemente de sua posição hierárquica na empresa.

Você ainda sofre muito com a burocracia em sua gestão financeira? Não deixe de seguir a Contática Contabilidade no Facebook e conhecer os serviços que a empresa oferece na área.

Sobre Contática Contabilidade

A Contática está preparada pra lhe atender. Fazemos questão que toda tributação seja conhecida e seja amplamente debatida, não temos limite de consultoria, reuniões e planejamentos tributários, são ferramentas essenciais. São por estes e outros motivos que a Contática é a primeira e única empresa contábil do Estado de Mato Grosso a possuir a certificação ISO 9001. Nossos clientes são assegurados com garantia de qualidade e satisfação. Colocamos à disposição de nossos clientes toda experiência e nosso “know-how” de 20 anos de mercado. Hoje somos sócios da RNC – Rede Nacional de Contabilidade, temos a satisfação de compartilhar conhecimento nos 23 Estados da Federação, é com orgulho que atendemos juntos a mais de 5.000 clientes em todo o Brasil.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *